8 Fehler, die Sie während einer Baubesprechung unbedingt vermeiden sollten

Ist die Baubesprechung nach HOAI Pflicht?

In der HOAI Anlage 10 ist die Besprechung zwar weder als besondere Leistung noch als Grundleistung definiert, wird jedoch indirekt beschrieben.

So ist nach HOAI in den Leistungsphasen 1-3 eine Grundleistung das „Zusammenfassen, Erläutern und Dokumentieren der Ergebnisse“. Dieses kann gut im Rahmen der Projektbesprechung stattfinden. In der Leistungsphase 8 – Objektüberwachung (Bauüberwachung) und Dokumentation wird das „Koordinieren der an der Objektüberwachung fachlichen Beteiligten“ definiert.

Welcher Rahmen eignet sich da besser als die Baubesprechung?

Regelmäßige Jour Fixe bringen Bauherrn, Architekten, Fachplaner, Berater, Unternehmensvertreter und Bauleiter, die an Bauprojekten beteiligt sind, an einem Tisch zusammen.

Warum sind die meisten Baubesprechungen so langweilig?

Leider erleben wir jedoch tagtäglich langweilige und zeitlich ausufernde (Bau-) Besprechungen. Diese sind dazu noch wenig effizient und werden dadurch als ziemlich überflüssig empfunden.

Als Resultat ist das Projektteam schon zu Beginn genervt, hat keine Lust sich zu beteiligen und beschäftigt sich während der Besprechung lieber mit etwas interessanterem, wie dem eigenen Smartphone.

Dabei ist es im Grunde genommen nicht besonders schwer, eine effiziente und zielführende Besprechung zu leiten.

Als Bauleiter, Projektsteuerer oder Architekt bekommt man häufig die Aufgabe der Besprechungsleitung übertragen. Demnach hat man den Erfolg oder Misserfolg der Besprechung selbst in der Hand und kann dafür sorgen, dass zumindest die Besprechung nach Plan verläuft.

Welche Fehler sollten Sie unbedingt vermeiden?

Wir zeigen Ihnen die 8 größten Fehler, die eine Besprechung zum Scheitern bringen und wie Sie diese vermeiden können.

Fehler Nr 1 - Die Baubesprechung wird nicht moderiert

Wenn Sie an die letzte Baubesprechung oder Projektbesprechung denken, an der Sie teilgenommen haben, was fällt Ihnen dazu ein?

• Ein Protokollführer, der aber ansonsten stillschweigend das Geschehen beobachtet?
• Ein Beteiligter, der ununterbrochen spricht und alle anderen Beteiligten schweigen?
• Wutausbrüche und verbale Entgleisungen vor, nach oder während der Besprechung?

Vor allem, wenn viele Menschen zusammenkommen, können Diskussionen schnell aus dem Ruder laufen. Dann wird aus einer vermeintlichen Kleinigkeit schnell ein riesiges Problem gemacht, Aussagen getroffen, die nicht zutreffen oder die Stimme unnötig erhoben.

Gibt es niemanden, der die Gemüter im Zaum hält, die Richtung der Diskussionen lenkt oder bei Ausschreitungen eingreift laufen Besprechungen schnell in eine falsche Richtung.

Unser Tipp zur Umsetzung:
Machen Sie ab dem ersten Jour Fixe Termin deutlich, dass Sie die Besprechung leiten, indem Sie die Besprechung beginnen, beenden und steuern. Stehen die Beteiligten noch vor dem Baucontainer, obwohl die Baubesprechung bereits begonnen hat? Fordern Sie die Teilnehmenden auf reinzukommen. Entsteht eine lange Diskussion zwischen zwei Parteien zu einem Detailthema, unterbrechen Sie die Diskussion.

Fehler Nr. 2 - Die Baubesprechung hat kein Ziel und plätschert einfach so dahin

Natürlich sollte weder die Planungsbesprechung, noch die Baubesprechung oder die Bauherrenbesprechung ohne Agenda erfolgen. Wie genau Sie diese erstellen und was die wichtigsten Inhalte einer Agenda sind, lernen Sie in unserem Kurs: Besprechungen – Ein Leitfaden.

Allgemein dient die Agenda der Strukturierung der Besprechung, in dem Sie Zeiten und Verantwortlichkeiten festlegen.

Fragen Sie auch Ihr Projektteam, welche Themen sie gerade beschäftigen und ob relevante Themen von deren Seite zu diskutieren sind. Vor allem bei Projektbesprechungen wird der Architekt hin und wieder den aktuellen Planungsstand vorstellen oder das Resultat aus der Planerbesprechung präsentieren. Dies dauert dann häufig etwas länger und sollte in den Ablauf eingeplant werden.

Beginnen Sie mit einem Intro und fassen Sie dabei die wichtigsten Fakten noch einmal zusammen.

Es ist immer sinnvoll an das Ziel der Besprechung zu erinnern und folgende Fragestellungen zu beantworten:

• Warum treffen Sie sich heute?
• Gibt es ein spezielles Problem zu lösen?
• Stehen verschiedene Varianten der Planung zur Diskussion?
• Soll ein bestimmter Ablauf erarbeitet oder eine Fragestellung beantwortet werden?

Fehler Nr. 3 - Die Baubesprechung findet immer statt, komme was wolle

Durch die Regelmäßigkeit mit der Besprechungen in Bauprojekten stattfinden, schleicht sich häufig auch eine gewisse Gleichgültigkeit mit ein. Die Teilnehmenden haben teilweise lange Anfahrtswege, müssen sich viel Zeit für Besprechungen nehmen. Wird nichts Relevantes besprochen, droht die Stimmung in Ihrem Team schnell zu kippen.

Unser Tipp zur Umsetzung:
Auch wenn Sie sich, wie im Fall von Baubesprechungen und Planungsbesprechungen regelmäßig treffen, sollte es immer einen Grund geben.

Gibt es generell kein wichtiges Thema zu besprechen, sagen Sie die Besprechung auch einmal ab.

Dadurch wird dem Termin, wenn er dann wieder stattfindet, Wichtigkeit zugesprochen.

Fehler Nr. 4 - Die Baubesprechung dauert mindestens 2 Stunden

Haben Sie schon einmal an mehreren Besprechungen hintereinander teilgenommen? Dann wissen Sie bestimmt auch wie Kräfte zehrend ein solcher Besprechungsmarathon ist. Da fällt es schwer dauerhaft konzentriert zu sein und die Augenlider am Zufallen zu hindern.

Achten Sie deshalb darauf, dass sie die Besprechung möglichst effektiv gestalten, straff durchziehen und sich zwingend an die Zeitvorgaben halten.

Unser Tipp zur Umsetzung:
Wenn Sie merken, dass Sie die Zeitvorgabe nicht halten können, ist es vielleicht sinnvoll, sich öfter oder seltener zu treffen.

Fehler Nr. 5 - Zur Baubesprechung versammeln sich alle an einem Tisch

Nicht für jedes Thema ist es sinnvoll alle Beteiligten an einem Tisch zu versammeln. Häufig betreffen die zu besprechenden Inhalte nur einen bestimmten Personenkreis. So werden sich der Küchenplaner und Bauphysiker äußerst überflüssig vorkommen, wenn Sie bei der Besprechung der Landschaftsarchitektur anwesend sein müssen.

Genauso verhält es sich bei Baubesprechungen. Müssen die Vertreter der einzelnen Gewerke jedes Mal anwesend sein, wenn es um den Rohbau geht, werden sie sich vermutlich gedanklich ziemlich schnell aus der Besprechung verabschieden.

Damit dies nicht passiert, takten Sie die Spezialthemen am besten zu Beginn der Besprechung ein. Die Experten können die Besprechung dann, nachdem ihr Themengebiet abschließend behandelt wurde, verlassen.

Unser Tipp zur Umsetzung:
Damit Ihr Projektteam aktiv bei der Sache bleibt, könnten Sie auch einmal versuchen das Meeting komplett im Stehen abzuhalten. Das hält wach und aktiv.

Fehler Nr. 6 - Die Bauesprechung wird nicht dokumentiert

Die Protokollführung ist das wesentliche Element einer Besprechung. Sie dokumentiert die Aufgabenverteilung, getroffene Entscheidungen, gesprochene Probleme und deren Lösung sowie eventuelle Änderungen der Planung und auf der Baustelle.

Wird die Besprechung nicht dokumentiert, verlaufen viele Besprechungspunkte häufig im Sand. Ziel einer jeden guten Besprechung, egal ob in der Planungsphase oder auf der Baustelle, ist stets die Definition von Handlungsaufforderungen bzw. Aufgaben. Sie sollten außerdem unbedingt darauf achten, dass die Handlungsaufforderungen mit einer Verantwortlichkeit sowie einer Frist zur Erledigung der Aufgabe versehen sind.

Aus eigener Erfahrung wissen wir wie lästig es manchmal sein kann, ein Protokoll zu verfassen. Versuchen Sie deshalb doch einmal die etwas modernere Variante in Ihrem Bauprojekt zu etablieren: Die Liste offener Punkte.

Eine Vorlage für eine Liste offener Punkte finden Sie bei den Materialien zu unserem Besprechungskurs.

Fehler Nr. 7 - Die Baubesprechung folgt keinen Regeln.

Kommunikation im Allgemeinen ist ein komplexes Thema. Auch wenn sicherlich jeder von uns in der Lage ist einen grammatikalisch richtigen Satz zu formulieren, entstehen im geschäftlichen aber auch im privaten Bereich immer wieder Missverständnisse aufgrund von Kommunikation.

Es macht deshalb durchaus Sinn sich mit verschiedenen Kommunikationsmodellen auseinander zu setzen und zu verstehen, warum ein und dieselbe Nachricht auf so unterschiedliche Weise verstanden werden kann.

Es ist zudem wichtig, dass zu Beginn einer Besprechungsserie Kommunikationsregeln festgelegt werden. Als Moderator kann man somit immer wieder auf deren Einhaltung hinweisen. Bauprojekte sind .geprägt durch Probleme, viele Beteiligte und unterschiedliche Meinungen. Da kann der Ton schon mal etwas rauer werden.  Damit es nicht zu verbalen Auseinandersetzungen kommt, können Kommunikationsregeln helfen und eskalieren.

Unser Tipp zur Umsetzung:
Je nachdem wann sie zu einem Projekt dazustoßen, können Sie die Gesprächsregeln gemeinsam im Team erarbeiten. Dadurch entsteht eine höhere Akzeptanz dieser Regeln und Sie können immer wieder darauf hinweisen. Wenn die Besprechung immer im gleichen Raum stattfindet, können Sie die Regeln visualisieren. So hat sie Jede:r ständig im Blick.

Fehler Nr. 8 - Für die Baubesprechung müssen alle physisch anwesend sein

Gerade die Covid 19 Pandemie hat uns gezeigt, dass digitale Besprechungen funktionieren und eine ernst zu nehmende Alternative für Besprechungen in Persona darstellen. Die Vorbereitung und Nachbereitung sind nahezu identisch mit einer “normalen” Besprechung. Für die Durchführung ist jedoch ein Moderator zwingend erforderlich. Tools für Online Meetings gibt es mittlerweile viele, daran sollte es auf keinen Fall scheitern. Wahrscheinlich sehnen sich derzeit viele wieder nach Besprechungen in Persona, doch verlieren Sie die digitale Besprechung nicht aus den Augen.

Was Sie als Moderator einer Besprechung beachten sollten

Als Moderator ist es besonders wichtig, dass Sie sachlich und neutral sind.

Ihre Aufgabe ist in diesem Kontext vor allem das Ziel der Besprechung zu erreichen, auf die zeitliche Vorgabe zu achten und für ausgewogene Diskussionen zu sorgen.

Versuchen Sie eher wie der Moderator einer Politik – Talkshow zu agieren. Es gilt die richtigen Fragen zum richtigen Zeitpunkt zu stellen und bei hitzigen Debatten zu schlichten.

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